POLICY DELLE SEGNALAZIONI - WHISTLEBLOWING
Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità
- DEFINIZIONI
Con l’espressione Segnalazione si intende la comunicazione scritta od orale di informazioni su violazioni, compresi i fondati sospetti riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse in Systema Ambiente S.p.A., nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
Con l’espressione Segnalante (o anche whistleblower) si intende la persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni su violazioni o irregolarità commesse ai danni di Systema Ambiente S.p.A. agli organi legittimati ad intervenire.
Il sistema delle Segnalazioni (anche noto come “Whistleblowing”) persegue la finalità di permettere a Systema Ambiente S.p.A. di conoscere situazioni di rischio o di potenziali danni derivanti dalle violazioni di normative nazionali e dell’Unione Europea, da affrontare con le misure più appropriate e tempestive in modo da individuarle, prevenirle e contrastarle.
La tutela del Segnalante e la diffusione della cultura della trasparenza e della legalità sono gli altri punti di riferimento di questo sistema, che trova nella Piattaforma lo strumento operativo e di funzionamento privilegiato.
- INOLTRO DELLE SEGNALAZIONI – UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA
Lo scopo e l’utilizzo della piattaforma è disciplinato nel dettaglio nella procedura aziendale “PG 02 SY Segnalazioni – Whistleblowing” disponibile nei sistemi informatici aziendali.
L’inoltro delle Segnalazioni attraverso la piattaforma è possibile in due diverse modalità:
Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile all’Organismo di Vigilanza, ma è separata dalla segnalazione e nascosta. In questo modo viene garantito il completo anonimato del Segnalante qualora lo stesso decida di non rivelare le proprie generalità.
Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dall’Organismo di Vigilanza, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.
Quando una Segnalazione viene effettuata, i dati vengono cifrati e resi disponibili esclusivamente all’organo deputato alla loro gestione (Organismo di Vigilanza). La piattaforma non memorizza alcun dato in modo permanente e ogni informazione ricevuta viene cancellata secondo rigorosa policy di conservazione dei dati.
È possibile, in via alternativa, inoltrare le Segnalazioni anche ai seguenti canali:
- La casella dell’Organismo di Vigilanza (odv@systemambiente.com);
- La posta ordinaria delle Società:
Systema Ambiente S.p.A. – Via dei Santi n. 58, 25129 Brescia
Tutte le Segnalazioni pervenute attraverso i canali regolamentati dalla procedura aziendale “PG 02 SY Segnalazioni – Whistleblowing” vengono valutate dall’Organismo di Vigilanza e quelle ritenute rilevanti costituiscono oggetto di ulteriore approfondimento attraverso attività di verifica.
